DATEV-Export für die Zeiterfassung: So funktioniert die Lohn-Schnittstelle

Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Am Ende des Monats müssen die erfassten Stunden in die Lohnabrechnung – und genau hier entscheidet sich, ob ein System wirklich Arbeit spart oder nur neue schafft. Der Schlüssel ist eine saubere Schnittstelle zur Lohnsoftware wie DATEV oder Lexware. Dieser Beitrag erklärt, wie das in der Praxis abläuft.

Warum eine Schnittstelle so viel spart

Ohne Schnittstelle bedeutet Lohnabrechnung: Stunden ablesen, manuell übertragen, prüfen, korrigieren. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig – jeder Tippfehler kann zu falschen Auszahlungen führen.

Mit einer Schnittstelle werden die geprüften Zeitdaten strukturiert exportiert und in der Lohnsoftware eingelesen. Das reduziert manuelle Übertragung auf nahezu null und macht den Monatsabschluss planbar.

So läuft der DATEV-Export Schritt für Schritt

1. Zeiten erfassen und prüfen

Mitarbeiter stempeln über Terminal oder App. Vor dem Export prüft die verantwortliche Person die Zeiten – etwa auf vergessene Abmeldungen oder fehlende Pausen.

2. Abrechnungszeitraum festlegen

Sie wählen den Monat (oder einen abweichenden Lohnzeitraum) und die einzubeziehenden Mitarbeiter.

3. Lohnarten zuordnen

Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten – diese werden den passenden Lohnarten zugeordnet, damit DATEV sie korrekt verarbeitet. Diese Zuordnung wird einmal eingerichtet und dann wiederverwendet.

4. Exportdatei erzeugen

Das System erzeugt eine Datei im von DATEV erwarteten Format. Bei guter Integration geschieht das auf Knopfdruck.

5. In DATEV einlesen und abrechnen

Die Datei wird in DATEV Lohn und Gehalt importiert. Nach einer letzten Sichtprüfung läuft die Abrechnung.

Lexware und andere Systeme

Für Lexware gilt das gleiche Prinzip: Zeiten prüfen, Zeitraum wählen, exportieren, importieren. Auch der Weg zum Steuerberater ist meist über Standardformate abgedeckt. Wichtig ist, dass Ihr Zeiterfassungssystem die gängigen Exporte unterstützt – sonst landen Sie wieder bei manueller Übertragung.

Worauf Sie bei der Schnittstelle achten sollten

• Passt das Exportformat zu Ihrer Lohnsoftware? DATEV und Lexware haben jeweils eigene Anforderungen.
• Lassen sich Lohnarten flexibel zuordnen? Jeder Betrieb hat eigene Zuschläge und Modelle.
• Werden Abwesenheiten mitgeliefert? Urlaub, Krankheit und Feiertage gehören zur sauberen Abrechnung dazu.
• Bleibt der Export nachvollziehbar? Für Rückfragen und Prüfungen sollten Exporte dokumentiert sein.

Standard oder individuell?

Standard-Exporte zu DATEV und Lexware decken die meisten Fälle ab. Wird es spezieller – etwa eine Anbindung an ein bestehendes HR-System oder ein ungewöhnliches Lohnmodell – braucht es eine individuell entwickelte Schnittstelle. Der Vorteil: Sie passt sich Ihren Prozessen an, statt umgekehrt.

Fazit

Eine durchdachte Lohn-Schnittstelle ist der Punkt, an dem sich die Investition in Zeiterfassung auszahlt: Aus erfassten Stunden wird mit wenigen Klicks eine korrekte Abrechnung. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Exporte zu Ihrer Lohnsoftware passen und sich Lohnarten sowie Abwesenheiten sauber abbilden lassen.

Mehr zur Lösung: Zeiterfassung mit DATEV-Export.

Sie nutzen DATEV, Lexware oder ein anderes System und wollen den Monatsabschluss vereinfachen? Sprechen Sie uns an – wir richten die passende Schnittstelle ein.