Berechtigungen & Rollen verwalten
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Die Rechteverwaltung ist die einzige Funktion, die ausschließlich Admins zur Verfügung steht — Verwalter (Manager) sehen sie nicht.
Hinweis zur Benennung: Die „Manager”-Rolle heißt im Portal Verwalter. Es gibt drei Rollen: Mitarbeiter, Verwalter und Admin.
Voraussetzungen
- Zugang als Admin
Rollen-Matrix: Was darf welche Rolle?
- Öffnen Sie links in der Navigation Berechtigungen.
- Im oberen Bereich „Was darf welche Rolle?” sehen Sie eine Übersicht aller Funktionen mit Häkchen für Mitarbeiter, Verwalter und Admin — z. B. Buchungen aller Mitarbeiter, Urlaubsanträge verwalten, Mitarbeiter anlegen, Auswertungen, Einstellungen sowie das Hochstufen von Mitarbeitern. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rolle welche Rechte hat.
Einem Mitarbeiter eine Rolle zuweisen
- Scrollen Sie zu „Rolle pro Mitarbeiter”.
- Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter (Suchfeld) und wählen Sie seine Rolle: Mitarbeiter, Verwalter oder Admin.
- Die Änderung wird gespeichert und im Änderungsprotokoll dokumentiert.
Spalte „Lizenzplatz”: stempelnd vs. Verwaltung
Rechts neben der Rolle sehen Sie die Spalte Lizenzplatz mit dem Status der Person:
- „zählt” (grün) — die Person ist stempelnd und belegt einen Platz Ihres Pakets.
- „Verwaltung” — die Person stempelt nicht und zählt nicht gegen das Paketlimit.
- „—” — noch keine Rolle aktiv (z. B. Einladung ausstehend).
Hintergrund: Nur zeiterfassende Mitarbeiter belegen einen Lizenzplatz Ihres Pakets. Admins und Verwalter, die das Portal ausschließlich verwalten und nicht stempeln, können auf „Verwaltung” gestellt werden — sie zählen dann nicht gegen das Paketlimit.
Wichtig: Wird eine Person auf „Verwaltung” gestellt, kann sie nicht mehr stempeln und eine zugewiesene Chipkarte wird entfernt. Vorhandene Buchungen bleiben erhalten.
Details und Schritt-für-Schritt-Umstellung: Lizenzplatz steuern: stempelnd vs. Verwaltung.
Wichtig
- Vergeben Sie Admin- und Verwalter-Rechte sparsam — nur an Personen, die Mitarbeiterdaten, Anträge und Einstellungen verwalten sollen.
- Rollenänderungen sind nachvollziehbar im Änderungsprotokoll hinterlegt.
Verwandte Anleitung: Neuen Mitarbeiter anlegen.