Lizenzplatz steuern: stempelnd vs. Verwaltung
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In Auqat belegen nur zeiterfassende (stempelnde) Mitarbeiter einen Lizenzplatz Ihres Pakets. Verwalter und Admins, die das Portal ausschließlich verwalten und selbst nicht stempeln, können auf „Verwaltung” gestellt werden — sie zählen dann nicht gegen Ihr Paketlimit.
Voraussetzungen
- Zugang als Admin (die Seite Berechtigungen ist nur für Admins sichtbar)
- Die Person hat sich mindestens einmal eingeloggt (bei ausstehender Einladung ist die Rolle/Lizenz noch nicht änderbar)
Die zwei Lizenz-Status
In der Tabelle „Rolle pro Mitarbeiter” zeigt die Spalte Lizenzplatz den aktuellen Status:
- „zählt” (grün) — die Person ist stempelnd und belegt einen Lizenzplatz.
- „Verwaltung” — die Person ist nicht stempelnd und zählt nicht gegen das Paketlimit.
- „—” — Status noch nicht aktiv (z. B. weil die Einladung noch aussteht).
Wer kann auf „Verwaltung” gestellt werden?
Nur Verwalter und Admins. Mitarbeiter sind grundsätzlich stempelnd und belegen immer einen Lizenzplatz.
Typische Fälle für „Verwaltung”:
- Geschäftsführer/in, der/die nur Auswertungen und Einstellungen ansieht
- Büro-Admin, der/die ausschließlich Personalakten und SMTP pflegt
- Steuerbüro-Zugang ohne eigene Zeiterfassung
Schritt für Schritt: jemanden auf „Verwaltung” stellen
- Öffnen Sie links in der Navigation Berechtigungen.
- Scrollen Sie zur Tabelle „Rolle pro Mitarbeiter”.
- Suchen Sie die Person über das Suchfeld oben rechts.
- Stellen Sie sicher, dass die Person die Rolle Verwalter oder Admin hat — falls nicht, wählen Sie die Rolle zuerst (Klick auf den Rollen-Button).
- Klicken Sie in der Spalte Lizenzplatz auf den Status, um zwischen „zählt” und „Verwaltung” zu wechseln.
- Die Änderung wird sofort übernommen und im Änderungsprotokoll dokumentiert.
Was passiert beim Umstellen auf „Verwaltung”?
- Die Person kann nicht mehr stempeln (kein Ein-/Aus-Stempeln am Terminal oder per App).
- Eine zugewiesene Chipkarte wird entfernt und steht wieder „auf Lager”.
- Vorhandene Buchungen bleiben erhalten — historische Stunden, Auswertungen und Monatsübersichten gehen nicht verloren.
- Der Lizenzplatz wird frei und kann einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Zurück auf „zählt” stellen
Möchte eine reine Verwaltungs-Person doch wieder stempeln, stellen Sie sie genauso über die Spalte Lizenzplatz zurück auf „zählt”. Voraussetzung: es ist noch ein freier Lizenzplatz im Paket verfügbar. Anschließend können Sie der Person bei Bedarf wieder eine Chipkarte zuweisen.
Wichtig
- Mindestens ein Admin pro Mandant muss bestehen bleiben — der letzte Admin kann nicht herabgestuft werden.
- Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern.
- Alle Änderungen sind nachvollziehbar im Änderungsprotokoll hinterlegt.
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